Face au turn-over et aux départs des babyboomers du marché du travail, la transmissions des connaissances et du Savoir Faire de l’entreprise est indispensable. La solution repose sur la Formation et Documentation : un duo gagnant pour préserver les fondations de votre entreprise.
Dans ce blogue, nous allons explorer comment immortaliser ces précieux savoirs au-delà des sessions de formation et en faire des ressources accessibles et exploitables par toutes les parties prenantes de votre organisation. Attachez vos ceintures, nous partons pour un voyage dans le monde d’une formation et documentation efficace et dynamique !
Créer des supports de formation complets
Une documentation efficace ne tombe pas du ciel : il faut bien préparer son contenu ! La première étape consiste à établir les bonnes pratiques et les étapes clés de chaque tâche. Cela peut sembler évident, mais cette base est essentielle pour fournir des supports de formation structurés et clairs.
Ensuite, laissez libre cours à votre créativité pour diversifier les supports ! Diapositives, vidéos, modules interactifs, ou exercices pratiques : tous les formats sont les bienvenus pour offrir une expérience d’apprentissage engageante et enrichissante. Pensez aussi aux manuels et guides, parfaits pour les collaborateurs qui aiment un bon classique !
La force de la collaboration : Tous ensemble pour enrichir la documentation
La documentation, ce n’est pas qu’un one-man show ! Impliquez vos collaborateurs et invitez-les à partager leurs propres astuces, expériences et méthodes. Plus on est de fous, plus on documente ! Une documentation enrichie par des contributions réelles garantit une meilleure adaptabilité et une pertinence accrue pour les situations concrètes.
Encourager le partage de connaissances et instaurer une culture de l’amélioration continue, c’est comme donner à vos employés un super-pouvoir collectif : ils se sentent valorisés, engagés, et investis dans l’évolution de l’entreprise au travers du duo formation et documentation.
Organiser pour mieux partager : Structurez pour simplifier
Une documentation bien organisée, c’est un peu comme une bibliothèque rangée : on y retrouve tout facilement ! Classez vos documents par thèmes, départements ou rôles pour simplifier la recherche. Utilisez des conventions de dénomination claires et mettez à jour régulièrement les versions pour assurer la cohérence.
L’objectif ? Que chaque collaborateur puisse accéder aux informations dont il a besoin, sans avoir à jouer les détectives privés. Une organisation intuitive permet de gagner en efficacité et d’éviter les questions répétitives.
Exploiter la technologie : Un allié pour la gestion des connaissances
Si la technologie est souvent vue comme un gadget, elle peut pourtant se révéler précieuse pour centraliser et partager les connaissances. Un système de gestion de l’apprentissage (LMS), une base de connaissances ou une plateforme intranet sont autant d’outils qui permettent de stocker et de suivre les progrès en formation.
Certains systèmes offrent même des fonctionnalités de recherche, des forums de discussion, et des options de retour d’information, favorisant l’engagement des utilisateurs. Mais n’oubliez pas de garder une option papier ou un support basique pour les collaborateurs moins férus de technologie !
Soutenir et renforcer l’apprentissage : Aller au-delà de la formation
Former, c’est bien. Mais soutenir les employés après la formation, c’est encore mieux ! Fournir des aides à la tâche, des guides de référence ou des FAQ permet de faciliter la prise en main des compétences apprises. Proposez aussi des sessions de remise à niveau, du coaching ou du mentorat pour ancrer les savoirs.
Un soutien continu assure que les concepts clés ne sont pas oubliés après la formation et que les employés disposent des ressources nécessaires pour progresser.
Contrôler, évaluer et mettre à jour : La recette pour rester pertinent
La documentation, ce n’est pas du béton armé ! Elle doit évoluer avec l’entreprise. Sollicitez régulièrement les retours des utilisateurs pour évaluer la pertinence, la clarté et l’efficacité des supports de formation. En ajustant la documentation en fonction des retours, vous assurez qu’elle reste adaptée aux nouveaux défis et aux évolutions de votre organisation.
Un contrôle régulier est essentiel pour garantir une documentation dynamique, en phase avec les besoins actuels de l’entreprise.
Conclusion : La documentation, votre atout pour l’avenir
Documenter les connaissances après la formation, c’est bien plus qu’une simple formalité. C’est un moyen de valoriser les investissements en formation, de renforcer l’apprentissage et de garantir la pérennité des savoirs au sein de l’entreprise. N’oubliez pas : la documentation est un outil vivant, qui doit s’adapter aux besoins de votre entreprise, surtout face aux départs de collaborateurs expérimentés. Miser sur la formation et la documentation comme duo gagnant c’est contribuer à pérenniser le fonctionnement quotidien de votre entreprise
En appliquant ces bonnes pratiques, vous optimisez le transfert des connaissances. Vous favorisez l’engagement et donnez à vos équipes les clés de la réussite à long terme !
Je vous souhaite à tous et toutes de magnifiques fêtes de fin d’année. Rendez-vous l’année prochaine pour de nouveaux blogues